Hesperian Health Guides
ضمیمہ ب:عمدہ میٹنگ، آغاز سے انجام تک
ہیسپرین ہیلتھ ویکی > عورتوں کی صحت کا تحفظ عملی اقدامات کی کتاب > ضمیمہ ب:عمدہ میٹنگ، آغاز سے انجام تک
میٹنگ کی منصوبہ بندی
جس میٹنگ کی اچھی منصوبہ بندی کی گئی ہووہ نہ صرف اچھے طریقے سے جاری رہتی ہے بلکہ ہر ایک کی حوصلہ افزائی ہوتی ہے کہ اس کی کارروائی میں حصہ لے۔ میٹنگ کی کارروائی اگر واضح نہ ہو، اس کے اہداف طے نہ ہوں، دیر تک چلتی رہے یا صرف ایک شخص ہی کارروائی پر حاوی ہو تو ایسی میٹنگ سے لوگ اُکتا جاتے ہیں اور دوبارہ شریک نہیں ہوتے۔ اچھی منصوبہ بندی کے ساتھ کی گئی میٹنگ توانائی بخش، شراکتی اور تحریک و جذبہ پیدا کرنے والی ہوتی ہے۔
میٹنگ یا تربیت کی منصوبہ بندی کے مرا حل یہ ہیں:
- میٹنگ میں شرکت کے لیے ان لوگوں کو دعوت دیں جو وہاں کیے جانے والے فیصلوں سے متاثر ہوں گے۔
- مائوں کے ساتھ آنے والے ننھے بچوں کی دیکھ بھال کا بندوبست کریں اور ممکن ہو تو شرکأ کے لیے کھانے پینے کاانتظام بھی کریں۔
- لوگ جن مسائل پر بات کرنا چاہتے ہیں، ان کا ایک ایجنڈا (فہرست) بنائیں جن پر میٹنگ میں بحث کی جائے گی۔
- شرکأ کو متحرک کرنے اور مل جل کر سہولت سے کام کرنے کے لیے سرگرمیاں استعمال کریں۔
- سوچیں کہ میٹنگ میں کیا مسائل پیش آسکتے ہیں اور ان سے نمٹنے کی مشق کریں۔
ایجنڈا تیار کریں
میٹنگ سے پہلے اس کا ایجنڈا (میٹنگ کی کارروائی کا خاکہ اور موضوعات کی فہرست) بنا لینے سے میٹنگ کی کارروائی سہولت کے ساتھ جاری رکھنے میں مددملتی ہے۔ میٹنگ سے پہلے پوچھیں کہ کون شریک ہونا چاہتا ہے، کن موضوعات پر گفتگو ہوگی، اور کوشش کریں کہ ان موضوعات کو ایجنڈے میں شامل کریں۔ طے کریں کہ میٹنگ کس وقت شروع ہوگی اور کب ختم۔ شرکأ کی سہولت کی خاطر منصوبہ بندی میں ان اوقات کی پابندی کا خیال رکھیں۔
ایجنڈے کے ہر موضوع پر بحث کے بعد اس کے بارے میں مطلوبہ فیصلہ یا اس کا نتیجہ نکلنا چاہیے_ ایجنڈے کے ہر موضوع سے شرکأ کیا سیکھیں گے اور اس سے گروپ کے مقصد کو آگے بڑھانے میں کیا مدد ملے گی۔ اس کے بعد یہ طے کریں کہ ہر موضوع پر بحث کے لیے کتنا وقت دیا جائے گا۔ اچھے ایجنڈے سے لوگو ں کو غوروفکر کرنے اور اپنی زندگی کے تجربے کی بنیاد پر فیصلہ کرنے میں مدد ملتی ہے اور وہ نئی معلومات سے سیکھتے ہیں۔
ایجنڈے کے موضوعات کو اس طرح ترتیب دیا جاسکتا ہے کہ شرکأ تھکن کا شکار نہ ہوں۔ اگر آپ ایجنڈے کے چھوٹے موضوعات، اطلاعات اور عنوانات سے میٹنگ شروع کریں جن پر جلد فیصلے کر لیے جائیں تو شرکأ کو شروع ہی میںکامیابی کا احساس ہوگا۔ لمبی بحث والے موضوعات بعد میں رکھیں، لیکن اتنے بعد میں بھی نہیں کہ لوگ تھک جائیں۔ ایسے مواقع پیدا کریں کہ شرکأ چھوٹے اور بڑے گروپوں میں اپنے خیالات ظاہر کر سکیں، جسم کو حرکت دے سکیں اور تخلیقی سوچ کا اظہار کرسکیں۔ ہر گھنٹے بعد گروپ کی توانائی بحال کرنے کے لیے مختصر وقفوں یا سرگرمیوں کا موقع دیں۔
اہداف سمیت میٹنگ کا منصوبہ لکھ لینے، نوٹس تیار کرنے اور ضرورت کے سامان کی فہرست بنانے سے آپ کو یہ تصور کرنے میں مدد ملے گی کہ میٹنگ کی کارروائی کس طرح جاری رہے گی۔ یہ میٹنگ کے دوران بھی آپ کو منصوبے کی یاددہانی کرانے میں مدد دے گا۔
مشکل موضوعات پر بات کرنے کے لیے اپنی تیاری کریں
پہلے سے سوچیں کہ کیا آپ میٹنگ کے ایجنڈے کے موضوعات پر گفتگو کےلیے تیار ہیں۔ بعض موضوعات پر گفتگو کرنے میں مشکل پیش آنا، بے چینی محسوس کرنا یا پریشان ہونا معمول کی بات ہے۔ لیکن میزبان یا سہولت کار کی حیثیت سے یہ بات اہم ہے کہ آپ موضوع کے بارے میں سہولت سے بات کرسکیں تاکہ شرکأ کو بحث میں مدد ملے۔
میٹنگ کی تیاری کے ساتھ، خود سے سوال کریں:
- اس موضوع کے بارے میں مَیں کیا سوچتی ہوں؟
- کیا اس معاملے میں میرے احساسات سخت یا فیصلہ کن قسم کے ہیں جو دوسروں کو اپنی رائے ظاہر کرنے میں رکاوٹ بنیں گے؟ میں کیا کرسکتی ہوں کہ ایسا نہ ہو؟
- کیا یہ موضوع ایسا ہے جس سے میں بے چینی محسوس کرتی ہوں؟ کیا میری بے چینی کھلی بحث کے لیے دوسروں کو بھی بے چین کرے گی؟ دوسروں کو یہ احساس دلانے کے لیے کہ اس بارے میں کھل کر بحث کرنا صحیح ہے، مَیں کیا کرسکتی ہوں؟
مشکل موضوعات کے حوالے سے اپنی تیاری میں کسی دوسر ے سے مدد لیں، اگر آپ کا خیال ہے کہ جو مختلف نقطہ ہائے نظر پیش کیے جائیں گے وہ آپ کے لیے مشکل ہو ںگے تو آپ کسی سے کہہ سکتی ہیںکہ بحث کرانے میں آپ کی مدد کرے۔
بے چینی پیدا کرنے والے اور مشکل موضوعات پر بحث مباحثے کی تیاری کے لیے مزید مشورے صفحہ 82اور 83 پر دیکھیں۔