مقصد کی سمت پیش رفت جاری رکھیں

ہیسپرین ہیلتھ ویکی > عورتوں کی صحت کا تحفظ عملی اقدامات کی کتاب > ضمیمہ ب:عمدہ میٹنگ، آغاز سے انجام تک > مقصد کی سمت پیش رفت جاری رکھیں

اس باب میں:

 

اس باب میں:

• ضمیمہ ب:عمدہ میٹنگ، آغاز سے انجام تک
• مقصد کی سمت پیش رفت جاری رکھیں
• سہولت کار کا کردار

اجلاس کی میزبان یا سہولت کار کی حیثیت سے آپ کا کام یہ ہے کہ اہداف یا مقاصد کے حصول کے لیے گروپ آگے بڑھتا رہے۔ آپ میٹنگ جاری رکھنے میں مدد دیتی ہیں، لیکن گروپ یا شرکأ مواد فراہم کرتے ہیں۔ تربیت کار کے طور پر آپ بھی معلومات کا تبادلہ کرتی ہیں، لیکن اس کے باوجود گروپ کی اجتماعی بصیرت سامنے آنے کی گنجائش ہونی چاہیے۔ نیچے چند تجاویز دی جارہی ہیں کہ میٹنگ کے مختلف مرحلوں کے دوران گروپ کو آگے بڑھنے میں کیسے مدد کی جائے۔

میٹنگ کا آغاز

میٹنگ کا آغاز ایسی گفتگو یا سرگرمی سے کریں جو اجلاس کے لیے سازگار فضا پیدا کر دے۔ کوئی نظم، گیت، روایتی رسم، خاموشی، ایک دعا یا مختصرکھیل_ کوئی بھی ایسی چیز جس سے شرکأ کی توجہ اس جانب ہو کہ وہ اب کیا کریں گے۔ شرکأ کو ایک دوسرے سے واقف ہونے میں مدد دینے والی سرگرمیاں ، ’’آئس بریکرز‘‘کہلاتی ہیں جن سے لوگوں کو گروپ مباحثے میں بے تکلفی سے اظہار خیال کرنے میں سہولت ہوتی ہے۔

’’آئس بریکر‘‘ یا بے تکلفی پیدا کرنے والی سرگرمی کی مثال کے لیے دیکھیں ’’تند ہوا کا جھکڑ‘‘ (320)۔

میٹنگ شروع کرتے وقت:

• ایک رضا کار طلب کریں جو میٹنگ کی روداد کے اہم نکات اور متفقہ فیصلے قلم بند کرے گی۔
• ایجنڈ ا دہرائیں گروپ کو ایجنڈا پڑھ کر سنائیں تاکہ اگر وہ اس میں کسی بات کااضافہ کرنا چاہیں تو شامل کی جاسکے۔ نئے نکات شامل کرنے کے لیے ایجنڈے اور ہر موضوع کے لیے وقت کے دورانیے میں ردوبدل کریں۔ کارروائی شروع کرنے سے پہلے گروپ کی رضا مندی حاصل کریں کہ ایجنڈا مکمل ہے۔
• نیا اجلاس شروع کرنے سے پہلے پچھلے اجلاس کے ان سوالات یا نکات دیکھیں جن پر گفتگو نہیں ہوسکی۔ شرکأ سے پوچھیں کہ گزشتہ اجلاس سے اب تک کی کارروائی کیسی رہی اور کیا وہ طریقۂ کار میں کوئی اہم تبدیلی چاہتے ہیں_ کہیں کہ اگر انھوں نے زیربحث موضوعات کے بارے میں کسی سے بات کی ہے تو اس بارے میں بتائیں۔ پچھلے اجلاس کے باقی ماندہ نکات مکمل کریں۔ خواہ اس کی وجہ سے نئے ایجنڈے کی کارروائی سست ہونے کا امکان ہو۔

مجھے یہ جاننے میں ہمیشہ مشکل ہوتی ہے کہ کیا گروپ کو پچھلے اجلاس کے بارے میں اپنے احساسات پر گفتگو کے لیے وقت چاہیے ۔ میں نے یہ سیکھا ہے کہ خاموشی کا مطلب ہمیشہ یہ نہیں ہوتا کہ لوگ کچھ کہنا نہیں چاہتے۔ بعض اوقات انھیں سوچنے کے لیے چند لمحوں کی ضرورت ہوتی ہے۔

گروپ میں اتفاقِ رائے پیدا کریں

اگر یہ گروپ کی پہلی میٹنگ ہے تو شروع کرنے سے پہلے چند باتوں پر اتفاق رائے پیدا کرنے کے لیے وقت نکالنا نہ بھولیں۔ اگر کوئی بہت زیادہ بولتا ہے، یا دوسرے شخص پر ذاتی اعتراضات کرتا ہے تو آپ اسے گروپ کے اتفاق رائے کی یاد دہانی کرا سکتی ہیں، گروپ میں اتفاق رائے پیدا کرنے کے بارے میں دیکھیںصفحہ 84۔

ایجنڈے کی پابندی کریں اور اتفاقیہ امور کو حل کریں

سہولت کار یا میزبان کی حیثیت سے آپ کا کام طے شدہ ایجنڈے کی پابندی کرانا اور کسی نکتے پر اٹک جانے یا ایجنڈے سے بھٹک جانے سے بچنے میں گروپ کی مدد کرنا ہے۔ نئے یا اگلے موضوع پر بحث شروع کرنے سے پہلے اب تک کی گئی بحث، اور کوئی فیصلہ کیا گیا ہے تو اس کا خلاصہ بیان کریں، گروپ سے پوچھیں کہ کیا کوئی بات یا سوال رہ گیا ہے جس پر بات مکمل نہیں ہوئی ہے، یا اگلے موضوع پر بحث شروع کی جائے۔

ایجنڈے کی کتنی ہی عمدہ منصوبہ بندی کرلی جائے، غیرطے شدہ معاملے سامنے آہی جاتے ہیں۔ یا ایجنڈے کے کسی موضوع پر بحث کے لیے اس سے زیادہ وقت کی ضرورت ہوتی ہے جتنا اندازہ لگایا گیا تھا۔ اگر یہ صورت حال پیش آئے تو بطور سہولت کار آپ ایجنڈے میں ردوبدل تجویز کرسکتی ہیں اور اس تبدیلی پر گروپ کی رضا مندی حاصل کرسکتی ہیں۔ یا آپ گروپ کو دعوت دے سکتی ہیں کہ وہ جس موضوع کو سب سے اہم سمجھتے ہیں اسے سامنے رکھ کر ایجنڈے میں تبدیلی تجویز کرے۔

فیصلے کرنا

میٹنگ کے دوران گروپ کو فیصلہ کرنا ہوتا ہے کہ کیا کرنے کی ضرورت ہے، اسے کب کرنا چاہیے اور کون کرے گا۔ یہ طے کرنے میں گروپ کی مدد کریں کہ فیصلے کیسے کیے جائیں گے_ کیا سب کا متفق ہونا ضروری ہے یا اکثریت کی رائے سے فیصلہ ہوگا؟

رائے شماری یا ووٹنگ ایک طویل عمل ہے اور بعض اوقات لوگ ووٹ دینے میں جھجھکتے ہیں، خاص طور پر اس وقت جب انھوں نے کوئی رائے نہیں بنائی ہو۔ یہ اندازہ لگانے کے لیے کہ کیا لوگ ووٹنگ پر تیار ہیں سب کو ایک دائرے کی شکل میں بٹھائیں اور ہر کوئی اپنا خیال ظاہر کرے یا ’’اسٹراپول‘‘ لیں (ابتدائی رائے شماری کا غیر رسمی طریقہ) جس میں ہر کوئی ہاتھ اٹھا کر اتفاق یا اختلاف کا اظہار کرتا ہے اور یہ اندازہ کیا جاتا ہے کہ گروپ میں کتنا اتفاق رائے پایا جاتا ہے۔ ووٹنگ کے ذریعے فیصلہ کرنے کا بہترین طریقہ یہ ہے کہ ایسا فیصلہ کرنے کی کوشش کی جائے جو ہر ایک کے لیے قابلِ قبول ہو۔ اگر موافقت اور مخالفت میں ووٹ برابر ہوں یا اکثریت کا فرق بہت تھوڑا ہو تو بہتر ہوگا فیصلہ کرنے سے پہلے گروپ ایک بار پھر موضوع پر بحث کرے۔

گروپ کی اجتماعی سرگرمیاں زیادہ تر میٹنگوں کے درمیانی عرصے میں ہوتی ہیں۔ اس لیے گروپ کے لیے یہ طے کرنا بھی اہم ہے کہ میٹنگوں کی درمیانی مدت میں فیصلے کیسے کیے جائیں گے۔ کیا فیصلہ کرنے کے لیے کمیٹیاں ہوں گی یا خاص افراد کو فیصلہ کرنے کی ذمے داری دی جائے گی۔

میٹنگ کا اختتام

کوشش کریں کہ میٹنگ کا اختتام اس طرح ہوکہ غوروفکر اور قدر پیمائی کی ترغیب ہو۔

اس بارے میں شرکأ کے خیالات جاننا مفید ہوتا ہے کہ انھوں نے میٹنگ سے کیا سیکھا، ان کے احساسات کیا ہیں اور اپنی زندگی سے وہ ان باتوں کا تعلق کیسے جوڑتے ہیں۔ اگر شرکأ سہولت کے ساتھ اپنے خیالات کا اظہار کرتی ہیں تو اس سے پورے گروپ کو غوروفکر سے عملی اقدام کی طرف بڑھنے کا موقع ملتا ہے۔ سر، دل اور ہاتھ (صفحہ 236) سرگرمی کی ایسی مثال ہے جو گروپ کو یہ کام کرنے میں مدد دے گی۔

ہر میٹنگ کے خاتمے پر میں پوچھتی ہوں: کیا کارگر تھا؟ کیا کارگر نہیں تھا؟ چیزیں کیسے بہتر بنائی جاسکتی ہیں؟

ہر میٹنگ کو مرغولے دار طریقے کی یاد دہانی کرائیں اور توجہ دلائیں کہ گروپ کا غوروفکر اور تجربات کا تجزیہ نئے اقدام کی منصوبہ بندی کے لیے کتنا اہم ہے۔ (دیکھیں۔ منظم ہونا ایک جاری عمل ہے، صفحہ 34)۔

قربت پیدا کریں

ورکشاپ یا میٹنگ کے اختتام تک گروپ کے شرکأ میں باہمی قربت اور اتحاد پیدا کرنے کے کئی طریقے ہیں۔ آپ شرکأ کی حوصلہ افزائی کرسکتی ہیں کہ وہ ایک دوسرے کی کوششوں اور خوبیوں کو سراہیں اور بتائیں کہ انھوں نے کیا سیکھا یا میٹنگ کا اختتام ایک نظم، کسی فکری اظہار یا گیت پر کر سکتی ہیں، گروپ اور ماحول کی ضرورت کے لحاظ سے جو بھی موزوں ہو۔

اس ایک تبدیلی کے بارے میں بتائیں جو اس بحث کے دوران آپ میں پیدا ہوئی، پھر اپنی شمع جلائیں ہم سب باری باری یہ کام کریں گے۔ یہاں تک کہ سب شمعیں روشن ہو جائیں۔ روشنیوں کا یہ اجتماع اس کام سے کتنا ملتا جلتا ہے جو آج ہم نے کیا ہے؟